El Proyecto de Exportación

Nuestro país pasa por momentos propicios para los exportadores. Ello ha incentivado al mundo empresario a buscar oportunidades y ofrecer sus bienes y servicios en el exterior. No obstante, acceder a mercados externos no es una tarea simple. Entre otras cosas, la apertura de un nuevo mercado implica varios pasos, algunos de los cuales son:

  • Identificar el posible destino de la exportación
  • Lograr los clientes o establecer vínculos en el lugar de destino para la distribución o representación de los bienes o servicios.
  • Desarrollar los contratos
  • Proveer muestras
  • Establecer canales de exportación

Cada uno de estos pasos son críticos. Si se fracasa en uno de ellos, la oportunidad de exportación fracasa y una proyecto de exportación que fracasó es un mercado que se perdió para siempre.

Todas estas actividades pueden enmarcarse en un proyecto que podemos llamar: “Proyecto Primera Exportación” y dada la importancia de avanzar exitosamente a lo largo de este proyecto, se debería manejar siguiendo las metodologías de Dirección de Proyectos del PMI para de esa forma asegurar, no solo el cumplimiento de plazos y expectativas, sino también de reducir los costos y de esa forma poder ofrecer al nuevo mercado precios mas competitivos.

 

La Importancia de las Comunicaciones en los Proyectos

Normalmente cuando se planifica y se ejecuta un proyecto, no se tiene una cabal conciencia de la importancia de las comunicaciones y, como consecuencia, este aspecto frecuentemente se descuida siendo ésta causa de numerosos problemas. Es bien sabido que con frecuencia los seres humanos tenemos distintos tipos de expectativas y cuando estas no se logran nos invade un sentimiento de frustración. En un proyecto hay normalmente gran cantidad de personas interesadas en el mismo. Si ellas están mal informadas o desinformadas, ellos provocará desde reacciones de oposición hasta, en el mejor de los casos que cada uno trabaje en un sentido distinto y hasta opuesto al de otros, colaborando de esta forma a la confusión general y el no cumplimiento de los objetivos del proyecto.

¿Qué Planificamos Cuando Hacemos un Plan de algún Proyecto?

Normalmente cuando encaramos un nuevo emprendimiento, hacemos una lista de actividades que son necesarias realizar, le fijamos una fecha objetivo para tenerla terminada, y le asignamos un responsable para cumplirla. Muchas veces con esto basta, sobre todo si la lista de actividades no es demasiado extensa. En proyectos un poco mas complejos, esta lista se vuelve demasiado grande y difícil de manejar. Allí es donde volcamos esta lista de tareas en un software de planificación que nos permitirá finalmente sacar un hermoso diagrama de barras. Normalmente, logrado este resultado, nos damos por satisfechos y creemos que hemos hecho un Plan del Proyecto. Nada mas alejado de la realidad. Nos falta determinar los criterios contra los cuales se van a considerar cumplidos los objetivos, analizar los riesgos latentes inherentes al proyecto, determinar que, como y cuando se proveerá información sobre la evolución del proyecto. Solo cuando hayamos hecho esto podremos pensar que empezamos a tener un Plan de Proyecto.

El Análisis de Riesgos en los Proyectos

Todos los proyectos enfrentan innumerables inconvenientes durante su desarrollo. Muchos de ellos son resultado de riesgos latentes al comienzo del proyecto que se materializaron durante su desarrollo. Es por ello que la disciplina de “Administración de Riesgos” es una de las mas importantes a tener en cuenta como parte de la Planificación del Proyecto. Esta disciplina incluye fundamentalmente la identificación de los riesgos previsibles, su evaluación de la importancia, posibilidad de ocurrencia e impacto en caso de que ocurra, y el desarrollo de un “plan de contingencia” para el caso de que cada riesgo se materialice. Estas metodologías incluyen técnicas para eliminar o, por lo menos reducir las consecuencias para el caso de que el riesgo ocurra. Este estado de riesgos varía durante el transcurso del proyecto, por lo que requiere su revisión y actualización periódica.

Dirigir un Proyecto no es Solo Sentido Común

La inmensa mayoría de los proyectos son manejados en forma “casual”. Se aplica la experiencia de los directivos y participantes en el proyecto, y todo su “sentido común”. Lo cierto es que las metodologías aceptadas para la dirección exitosa de proyectos pueden verse todas como de sentido común. No obstante, no todo lo que parezca de sentido común es aplicable a los proyectos. Es allí donde cobran importancia las metodologías reconocidas y probadas mundialmente como necesarias para aumentar las oportunidades de éxito en los proyectos.

La mayoría de las empresas multinacionales extranjeras tienen metodologías propias en línea con esas metodologías reconocidas como “mejores prácticas” que establecen lo que debe hacerse en un proyecto y de lo que no debe hacerse. En este sentido, el “Project Management Institute” (PMI), también las ha compilado en un Standard reconocido mundialmente y adoptado como norma ANSI.

La Dirección por Proyectos

Hace varios años empezó a tomar vigencia la tendencia a dirigir “por objetivos”. Se entendía que si cada empleado recibía objetivos alineados con los objetivos de la compañía, si estos cumplían con los objetivos asignados, la compañía también lo haría. Ese estilo gerencial dio buenos dividendos, aunque pronto se vió que era insuficiente. Con frecuencia el personal no puede lograr los objetivos porque los procesos establecidos por la empresa no lo permitían. Es entonces que surgió la “Dirección por Proyectos”. Eran los proyectos los que tenían que estar alineados con los objetivos corporativos, y el foco estaba puesto en que los proyectos cumplieran con sus objetivos. Si estos se cumplían, también se cumplían los de la empresa.

La hora de los Proyectos

Si bien en nuestro país no hay datos estadísticos, según estudios realizados en EEUU solo el 16% de los proyectos cumple con los objetivos con que fueron concebidos. Esos objetivos no son solamente el resultado esperado del proyecto (la construcción de un puente, el lanzamiento de un portal de comercio electrónico o la implementación de un ERP en una empresa). Son también que ese resultado se obtenga en el tiempo esperado y con el presupuesto asignado.

Cada vez mas, las empresas están empezando a trabajar “por proyectos” y a aplicar metodologías gerenciales que aumentan las chances de que esos proyectos sean exitosos. Esperan de esta forma mejorar sus resultados, reduciendo sus costos y aumentando su competitividad.